Comment la pandemie nous a permis de réinventer l’organisation et la tenue de réunions

Cette période de crise sanitaire nous a imposé de ne plus être réunis au bureau, dans les salles de réunion ou même dans notre propre maison. Nous avons donc du réinventer nos moyens d'échanger, de se réunir, et de donner une tournure différente aux réunions, et les remplacer par des vidéoconférences, des appels ou simplement des e-mails.

Nous avons listé des manières alternatives à la réunion « classique », nous les avons essayé et à présent pouvons vous partager nos observations et enseignements à propos de celles-ci.

Se promener ensemble

Les "réunions-marche" ont vraiment rencontré un vif succès et sont sans doute nos préférées. Peu importe la météo, c'est toujours amusant de se retrouver sous cette nouvelle forme de rendez-vous professionnel, plus dynamique et qui enlève pas mal de pression. Certain.e.s avaient utilisé.e.s cette méthode pour leurs dates (oui, on parle bien ici des rendez-vous amoureux), et cela nous a permis de vérifier que cela fonctionnait également très bien pour les réunions de travail pendant la crise sanitaire.

Tout d’abord, nous vous conseillons de trouver des itinéraires qui correspondent à la durée de la réunion. Nous avons donc un itinéraire qui convient pour une réunion rapide de 30 minutes et une réunion d'une heure. Les deux itinéraires sont parfaits pour prendre un café ou une bière, faire une belle promenade, avoir une discussion conséquente puis revenir au point de départ afin que tout le monde ait un accès facile aux transports ou au stationnement.

Quelques conseils pour un bon déroulement :

Définir le meilleur point de départ qui sera facile à expliquer et facile d'accès.
Parcourez la route lentement par vous-même, une première fois, afin d'avoir une idée du temps que celle-ci pourrait durer. Lorsque vous aurez atteint la moitié du temps, souvenez-vous de l'endroit.
Recherchez un commerce ou des épiceries dans le quartier pour vous procurer des boissons à emporter, du grignotage, afin que vous puissiez avoir accès à une collation pendant la promenade en fonction de l'heure et des préférences de votre partenaire de réunion.
Discutez au préalable avec votre partenaire du type de boisson qu'il/elle aime et peut-être procurez-vous les avant la rencontre.
Profitez de l'atmosphère détendue et informelle de ce type de réunion - Il est beaucoup plus facile d'apprendre à connaître les gens au niveau personnel si vous les rencontrez pour une promenade au lieu de vous asseoir en face à face sur site.

Prendre un verre/déjeuner virtuel

Au début, pour être honnête, c'était l'une des choses les plus étranges que nous ayons réalisé. Chaque correspondant allume son sytème de vidéo et vous prenez un café ou même un déjeuner. On parle ici de visios entre collègues, entre fournisseurs et clients, de partenaires pros,... Regarder quelqu'un manger alors que vous ayez déjà passé toute la journée à faire des vidéoconférences n'est pas forcément la chose la plus agréable, mais cela vous permet de sortir légèrement du cadre strict du travail.

Nous trouvions que nous ne prenions plus assez de temps pour bavarder. Les vidéoconférences sont généralement assez rigides et impliquent également beaucoup de « conversations commerciales ». Ce format consistant simplement à prendre un café ou un verre, à parler du monde ou même à prendre votre repas ensemble est tout simplement génial parce que vous avez enfin à nouveau une «conversation humaine». C'est aussi un excellent moyen de se connecter avec une équipe ou de célébrer certains succès.

Certaines entreprises le pratique même régulièrement, elles envoient des "paniers repas" et tout le monde se connecte en même temps pour simplement s'amuser, discuter et boire un verre.

Ateliers hors site

On ne mise plus beaucoup à présent sur les voyages d'affaires à l'avenir, et l'on peut être très mitigés sur leurs faisabilité et leur impact. Au lieu de se réunir uniquement pour affaires dans des salles de réunion, il sera plus courant de se rendre dans un lieu hors site à la montagne, à la plage ou ailleurs pour en profiter. D'autant plus que le travail à distance prend enfin son envol, ces possibilités se mélangent aux besoins du nouvel environnement de travail de style nomade numérique.

Rencontres rapides de 10 minutes

C'est peut-être aussi le cas pour vous, de nombreux profils, nous envoient quotidiennement des invitations d'ajout sur LinkedIn. Nous aimerions d'apprendre à connaître chacun d'entre eux lorsque cela semble intéressant ou en fonction de l'intérêt qu'ils ont exprimé . Au lieu de planifier une demi-heure ou une heure complète, vous devriez également commencer à organiser des « rencontres rapides » que vous limiterez à 10 minutes pour avoir une vue globale de la personne, de son activité, ses attentes et s'il y a peut-être des synergies à discuter avec ce profil dans un future réunion.

Don't-Meet ou cut-down

Une chose que nous avons réellement appris est qu'il n'est pas nécessaire de rencontrer tout le monde, tout le temps. La réunionite aiguë s'est installée dans l'univers professionnel, et a perdu son sens initial. La facilité d'organisation de réunions en ligne et de points virtuels est à présent si aisée que certain.e.s en abuse. Trop de mauvaises raisons motivent les réunions inutiles : permettre à un interlocuteur de faire lui-même son point, pour illustrer son autorité, pour justifier son utilité dans le groupe, ou simplement pour s'occuper 😉
Nous passons trop souvent des appels vidéo avec de nombreuses personnes où seulement 2 intervenants parlent vraiment, nous organisons des réunions en ligne et ne travaillons pas réellement durant la vidéo, vous avez peut-être de nombreux autres exemples de ce type.

Il est très difficile de réduire et d'apprendre à éliminer ces réunions superflues, mais cela en vaut aussi la peine. Il est à présent nécessaire d'accorder plus de temps uniquement aux choses qui comptent (ou tout simplement pour ne rien faire et profiter de vous-même) au lieu d'assister à tout pris à des réunions pour lesquelles vous vous sentez simplement obligé de répondre présent.

Le cocktail virtuel

Nous avons un exemple bien particulier dans lequel la visio et la manière de se réunir différemment à réellement apporté un soutien en cette période. À l'automne 2021, Katorze a accompagné un accélérateur de talents européens dans le domaine de l'innovation. L'entreprise organisatrice réunissait une vingtaine de starts-ups, des incubés, des auditeurs, et des conférenciers pour échanger, présenter et développer des nouveaux projets. Initialement prévu à Milan, ce grand meeting de 3 jours a du s'adapter aux nouvelles restrictions sanitaires. La centaine de participants ne pouvant franchir les frontières, l'organisateur a donc transposé les conférences et ateliers en visios et en ateliers virtuels, sur Zoom ou Meet au lieu de rendez vous physiques. À l'issus de ces journées de travail, il était aussi initialement prévu, comme dans tout bon rendez-vous pro, des soirées de cocktails. Katorze a donc réorganisé ces événements d'une manière plutôt originale. Chaque groupe de participant était convié à rester devant son poste, à se servir un verre et à rester en ligne. Dès 19h, un DJ a animé en anglais un "aperitivo en ligne" qui débutait par un blind test international (sur des thématiques précises : musiques de films, hits des années 90, ...). Chaque participant était invité à répondre le plus rapidement possible (comme pour un blind test classique) mais depuis le "chat" de la réunion. Une folle ambiance a permis à chacun de démontrer sa culture musicale, de faire des blagues et détendre l'ambiance comme dans un cocktail classique. Enfin pour finir un petit bal s'est ouvert en ligne et chacun a pu danser devant son écran.

Verdict
Certes, nous espérons tous la fin de cette folie des rencontres virtuelles, mais nous pouvons aussi apprendre à apprécier les bonnes choses qu'elle nous a apporté. La plupart des choses reviendront comme au « bon vieux temps » et l'adaptation sera faible, mais cela aura été l'occasion d'apprendre à développer son adaptation, à en retirer un côté positif et d'en tirer le meilleur parti.

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